서울대학교 통합 공간관리 시스템 구축

서울대학교는 학내 470여개의 건물이 있는 국내 최대의 대학교입니다. 자이로소프트는 기존의 서울대학교의 공간정보, 비용, 예약관리등여러가지 이슈들을 해결하는 통합 공간관리 시스템을 구축하였습니다.     구축 배경    • 공간현황의 실시간 갱신, 지연, 누락으로 현행화가 되지 않아 공간관리 효율성 향상에 대한 행정적 요구 증대 • 데이터 수집, 가공의 수기처리로 업무 편의성 향상에 대한 수요 증가 • 공간관련 제도 정비 및 프로세스 개선에 따른 대응 필요   구성도   구축내용    공간 정보 및 도면 관리 • 건물의 구조, 위치, 크기 등에 대한 정보 업데이트, 현행 관리 • 공간 도면의 디지털화, 필요에 따라 수정 및 업데이트 • 각 호실의 사용 목적, 크기, 배치 등에 대한 정보를 편집, 현행관리   공간 활용 분석 • 공간 배정상태를 분석하여 효율적인 공간 활용 방안 제안 가능 • 시설별 사용 빈도, 사용자 만족도 등을 통계적으로 분석 후 보고 • 공간의 사용률 측정, 미사용 공간을 최소화하기 위한 방안 제시가능   공간 비용 산출 및 관리 • 공간 정보와 연계된 학생/교원 정보, 연구비 정보등을 통합 관리 • 공간 사용에 따른 비용 산출을 위한 기준 설정, 관리 • 공간 사용에 대한 비용 산출 결과에 대해 이의 제기 절차, 이의 제기 관리   공간 예약 시스템 • 모든 공간 예약에 대한 현황을 실시간으로 관리하고 사용자에게 제공 • 공간 예약 요청처리, 승인 여부 결정 가능 • 사용자가 원하는 시간과 조건에 맞는 예약 가능 공간 검색 가능     솔루션 화면 이미지     구축 성과 및 효과   • 공간의 분리, 통합, 배정 등 업무의 시스템화로 신속한 의사결정과 현행화를 제공하여 공간 활용도 증대 • 수기로 작업중인 비용의 산출과 확정, 통보까지 시스템화하여 체계적 운영과 공정성 확보 • 각 기관별 운영되는 예약 시스템을 하나로 통합하여 사용자에게 접근성 및 편의성 제공  

2024-04-01

세브란스 병원 공관관리 시스템 구축

세브란스 공간관리 시스템 구축 프로젝트는 실시간 정보 업데이트 및 자동화된 업무 프로세스를 통해 업무 효율성과 사용자 편의성을 대폭 향상시켰으며, 정보 접근성 개선 및 시설 관리의 현대화를 실현하였습니다. [ 2023.04 ]     구축 배경    • 실시간 정보 업데이트와 공간 활용 최적화를 위한 디지털화의 중요성 • 자동화된 시스템을 통한 업무 프로세스 개선과 사용자 경험의 향상 필요 • 효과적인 정보 관리 및 시설 유지비 절감을 위한 관리 시스템의 개선 필요   구성도   구축내용    전수조사 및 시스템 개발 • 38개 건물, 350개 층, 13,676개 호실에 대한 전체적인 공간 사용 현황 조사 • 실시간으로 공간 사용 현황을 파악 및 관리할 수 있는 시스템 개발 • ERP 시스템과의 자동 연계를 통해 공간 정보 변경 및 배정 신청 • 회의실 및 강의실 예약 시스템을 통합하여 사용자 편의성 향상   효율적 공간 조정 • 분류별 공간 배치 및 병동별 재원 환자 현황을 기반으로 한 최적화 • 예약 가능한 공간을 신속하게 검색 및 예약할 수 있는 시스템 구축 • 공간의 용도 및 사용 부서에 따라 색상으로 구분, 가독성 및 관리 효율성 증가   최적의 공간 활용 • 건물의 층별 기준으로 공간도면 등록 및 관리, 웹 화면에서 도면 및 공간(호실)목록 조회 기능 • 토지, 기관, 건물, 공간(호실) 정보 관리 및 층별 공간도면 관리로 공간 현황 조회 및 관리 • 임대업체 정보 등록, 임대 계약 정보의 등록 및 관리, 임대료 및 관리비 부과현황 관리   정보 접근성 및 시설 관리 개선 • 사용자가 필요한 호실 정보를 선택하여 조회할 수 있도록 하여 정보 접근성 개선 • CAD 프로그램을 통한 도면 변경 및 ERP 기능 위치의 최신화로 항상 최신 정보 유지 • 유선으로 진행되던 시설 수리 접수를 모바일을 통해 진행, 작업자 할당 및 처리 결과 등록을 통한 효율성 증대     솔루션 화면 이미지     구축 성과 및 효과   • 디지털화 및 시각화를 통한 공간 활용도 증대 • 효율적인 공간 조정을 통해 수익성 향상 • 공간 관리 업무의 온라인화 및 최적화를 통해 사용자 편의성 및 운영 효율성 증가 • 실시간으로 업데이트되는 공간 정보와 ERP 데이터의 연계로 정보 접근성 개선 • 모바일을 통한 시설 수리 접수 요청 및 처리로 시설 관리의 용이성 증대

2024-04-02

호서대 공간비용관리 시스템 구축

호서대학교의 공간 비용 관리 시스템 구축 사례는 학과와 교직원의 공간 사용 효율성을 높이고, 공간 사용료의 정확한 산출 및 관리를 통해 투명성을 제고하고자 구축 되었습니다. 사용자 친화적 인터페이스와 다양한 정보 시스템의 연계를 통해 사용자의 접근성과 만족도를 향상시키며, 학교 운영의 효율성과 성능 개선을 이루는 것을 목표로 하였습니다.     구축 배경    • 학과와 교직원을 위한 공간 사용의 효율성 증대 필요성 인식 • 공간 사용료의 정확한 산출과 관리를 통한 비용 투명성 제고 • 모든 사용자가 쉽게 접근하고 사용할 수 있는 시스템의 필요성     구성도   구축내용    시스템 관리 • 학과 담당자, 교직원, 시스템 관리자, 공간(총괄) 담당자 등 다양한 사용자 유형에 맞춰 세분화된 접근 권한 부여 • 시스템 전반에 걸친 공지사항 게시 기능과 공간 정보 관리를 위한 공통 코드 체계 관리   공간 비용 관리 • 공간별, 학과별, 교원별로 세분화된 공간 사용 정보를 기반으로 사용료 산출 • 학기별 사용 금액 산출, 사용료 납부 정보 관리, 정산 및 환불처리를 포함한 종합적 납부 관리 시스템 운영 • 공간별 수업 활용율, 3년간의 공간 사용료 변동 현황 분석을 통해 공간 활용 효율성 분석   정보 연계 및 산출 기준 • 학사/행정정보 시스템, 수업 시간 정보, 연구과제 정보 등 다양한 내부 시스템과의 연계를 통해 필요한 기본 정보 자동 수집 • 교직원, 대학원생 정보 및 연구과제정보 연계를 통한 공간 사용료 감면 적용 • 공간용도 및 학과 기준에 따른 기본 사용 면적 및 월 사용료 단가 설정 • 공간 용도별 할인 비율 및 학과별 기본 사용 면적 가중치 관리를 통한 맞춤형 사용료 산출 기준 설정       솔루션 화면 이미지     구축 성과 및 효과   • 공간 사용 정보의 투명한 관리로 학과와 교직원의 공간 활용도 향상 • 자동화된 시스템을 통한 공간 비용 관리의 효율성 및 정확성 증대 • 직관적인 인터페이스와 맞춤형 정보 제공으로 사용자 만족도 향상  

2024-04-02

포항공과대학교 공간관리 시스템 구축

포항공과대학교 공간관리시스템 프로젝트는 한정된 공간자원의 효율적 활용과 대학 공간운영정책의 정확한 실행을 목표로 구축되었습니다. 이 시스템은 자산과 공간의 디지털 등록 및 관리, 자재 관리 시스템을 통해 공간 사용의 효율성을 극대화하고, 운영 비용을 절감하는 데 중점을 둔 프로젝트입니다. [ 2017.05 ]     구축 배경    • 대학 내 시설과 공간의 쉬운 파악 및 관리를 가능하게 하는 체계적인 관리 시스템의 필요 • 학과 및 교원별 공간 사용 현황에 대한 정확한 시계열 데이터 관리와 기간별 사용료 산출의 필요 • 추가적으로 토지 자산, 안전 관리 등의 관리 시스템 구축의 토대 마련   구성도   구축내용    자산 관리 최적화 • 자산의 등록, 수정 및 상태 관리 시스템 구축 • 자산별 유지보수 이력과 소모품 사용 상태 기록 관리 • 초기 자산 관리 및 현재 자산 상태 비교 분석 기능 제공   공간 관리 효율화 • 건물과 호실 정보를 시각적으로 확인할 수 있는 웹 및 모바일용 공간도면 뷰어 모듈 구축 • 실시간 공간 정보의 수정 및 업데이트 기능을 통해 최신 공간 상태 유지 • 각 공간의 사용 이력 및 변경 이력 관리를 통한 공간 활용 데이터의 정확성 보장 • 교원 및 학과별 공간 사용료 산출 기능을 통한 효율적인 공간 운영 비용 관리   시설 운영 및 유지 관리 • 정기적인 시설 점검 및 유지보수 계획 구현 기능 • 작업자 및 책임자의 일정 관리와 작업 결과 등록 및 승인 프로세스 • 비계획적인 긴급 작업 요청 및 결과 처리 기능   자재관리 시스템 • 자재를 효율적으로 분류하고 관리하기 위한 품목별 자재 관리 시스템 구축 • 실시간 재고 현황 조회 및 관리를 통한 자재 소모 상태의 정확한 파악 • 각 자재의 상세 정보 및 재고 상태를 디지털로 관리 • 자재 입고부터 출고까지의 전체 이력을 추적 관리하여 자재 사용의 투명성 제고     솔루션 화면 이미지     구축 성과 및 효과   • 시설 및 자산 관리의 효율성 증가로 공항 운영 전반의 성능 개선 • 시스템을 통한 자산 및 설비 관리 최적화로 필요한 작업 수행 시간 단축 및 운영 비용 절감 • 다양한 언어 지원과 사용자 친화적 인터페이스를 통한 현지 사용자 만족도 증가 • 자산 및 설비 데이터의 효과적인 관리 및 업데이트로 정보의 정확도 및 접근성 향상  

2024-04-02